Elektronisk leverans - vad har förändrats?

Hemsida

På senare år har statliga myndigheter blivit allt mer datoriserade. En av förändringarna är elektroniska kommunikationsmedel mellan myndigheter eller domstolar och sökande. I detta avseende infördes från och med den 1 juli 2021 en ny typ av elektronisk korrespondens till affärs- och förvaltnings- och domstolsprocesser, den s.k. e-leverans. Ändringen kommer att resultera i att elektronisk leverans får samma effekter som traditionell korrespondensleverans. Lagstiftaren vill att denna form ska vara dominerande. E-leveransprocessen sprids över tiden.

Undantagna brev från e-leverans

Lagstiftaren insåg att inte all korrespondens får skickas elektroniskt. Vi tillämpar inte ovanstående regler på korrespondens:

  • innehållande sekretessbelagd information;

  • skickas i förfarandet för offentlig upphandling och i uttagningsprov som genomförs på grundval av lagen om offentlig upphandling;

  • skickas i koncessionsförfarandet som genomförs på grundval av lagen om koncession för bygg- och anläggningsarbeten eller tjänster;

  • som enligt separata bestämmelser skickas eller tas emot med andra tekniska och organisatoriska lösningar än den elektroniska leveransadressen (t.ex. till konton i IKT-system som stöder domstolsprocesser eller till dokumentarkiv).

I det fall myndigheten har kännedom om att en fysisk person med adress för elektronisk delgivning är frihetsberövad använder vi inte heller denna delgivningsform.

Elektronisk och hybrid leverans

Lagen beskriver i detalj när elektronisk leverans ska användas. Dessutom införde lagstiftaren möjligheten till hybridtjänst.

Offentliga organ kommer att vara skyldiga att leverera korrespondens till varandra med hjälp av elektronisk leverans.

Dessutom kommer offentliga organ att leverera brev genom e-leverans till företag och privatpersoner.

Leverans kommer att kunna ske under förutsättning att företag och privatpersoner har adress för elektronisk leverans. Denna adress bör föras in i databasen med elektroniska adresser, som kommer att förvaras av ministern med ansvar för digitalisering.

Därtill kommer den s.k en offentlig hybridtjänst. Den ska säkerställa elektronisk brevväxling även i kontakter med personer som av olika anledningar inte kan ta emot korrespondens i elektronisk form.

I detta fall kommer personer att få korrespondens ex officio i pappersform. Viktigt är att breven kommer att skapas och skickas elektroniskt, sedan skrivas ut och levereras i pappersform via post. Efter den 31 december 2025 kommer en operatör som sysslar med hybridsändningar att väljas ut i ett anbud.

Ny databas med elektroniska adresser

Som det redan har nämnts införde lagstiftaren en databas med elektroniska adresser. Ett nytt offentligt register infördes därför, fört av digitaliseringsministern.

Ovanstående register kommer att innehålla adresser för elektronisk leverans av alla enheter som använder detta formulär.

För vissa enheter kommer inträde på listan att vara obligatoriskt. Ovanstående gäller bland annat för:

  • advokater, juridiska rådgivare, notarier som utövar sitt yrke;

  • skatterådgivare, omstruktureringsrådgivare som utövar sitt yrke;

  • patentombud i sitt yrke;

  • Rådgivare vid den allmänna åklagarmyndigheten som utför officiella uppgifter.

Dessutom bör basen innehålla:

  • företagare som driver ett företag på grundval av en post i CEIDG, det vill säga fysiska personer som driver ett företag;

  • företag som verkar på grundval av en anteckning i Riksdomstolsregistret.

Företagare som är införda i Riksdomstolsregistret kommer att behöva utse en utlämningsboxförvaltare. När det gäller fysiska personer kommer det inte att finnas någon sådan skyldighet.

Som regel kommer en enhet endast att ha en adress för elektronisk leverans i databasen.

Det finns några undantag från denna regel. I dessa fall kan enheten ha flera adresser – förutsatt att det motiveras av enhetens struktur, organisation eller storlek.

Starta en gratis 30-dagars provperiod utan begränsningar!

En övergångsperiod har införts

Med hänsyn till hur betydande förändringarna kommer att införas införde lagstiftaren en övergångsperiod.

I det här fallet förväntas processen att implementera e-leverans inte avslutas förrän 2029. Från och med den 1 juli 2021 kan skattskyldiga lämna in ansökningar om införande i databasen över elektroniska adresser.

Lagstiftaren specificerade också i detalj vid vilket datum enheter måste registreras.

Företag som är föremål för registrering i Riksdomstolsregistret måste ange sin adress senast den 30 september 2022.

Å andra sidan måste entreprenörer som verkar på grundval av en post i CEIDG uppfylla denna skyldighet senast den 30 september 2022.

Dessutom har lagstiftaren bestämt från och med när lagen om elektronisk leverans ska tillämpas av enskilda offentliga institutioner på e-leveransområdet.

Elektronisk leverans - ZUS

Den institution som levererar ett mycket stort antal paket är ZUS. Därmed introducerade de nya lösningarna nya regler för leverans av korrespondens med ZUS via e-leverans.

Ändringarna träder i kraft 1 juli 2021, men ZUS ska tillämpa de nya bestämmelserna från 1 januari 2022.

Sammanfattningsvis kommer elektronisk leverans att göra att den traditionella metoden sakta upphör. Viktigt är att lagstiftaren gav både enheter och institutioner tid att anpassa sig till förändringar. Den långa tiden för att genomföra dem bör bedömas positivt.