Elektronisk fakturering i offentlig upphandling från 18 april 2019!

Service

Användningen av modern teknik blir också mer och mer populär inom redovisning. EU har märkt detta när man införde regler för medlemsstaterna som stödjer digitalisering, inklusive elektronisk fakturering vid offentlig upphandling. Låt oss se vad detta betyder i praktiken.

Elektronisk faktura vid offentlig upphandling – vad är det?

En elektronisk faktura vid offentlig upphandling är inte en vanlig PDF, utan en strukturerad XML, som vi redan känner till från de obligatoriska JPK_VAT-filerna.

En strukturerad elektronisk faktura (e-faktura), till skillnad från fakturor i en vanlig PDF-bild, möjliggör automatisk sändning och automatisk behandling av information från fakturan i ekonomi- och redovisningssystem. Tack vare detta sparas tiden som behövs för att känna igen fakturan och risken för fel vid läsning av dess innehåll minimeras, och tack vare gemensamma EU-standarder är det lättare för företagare att delta i utländska offentliga upphandlingar.

För att utbyte av elektroniska strukturerade fakturor ska vara möjligt kommer departementet att lansera en e-faktureringsplattform, den s.k. PEF (Electronic Invoicing Platform). Tack vare det kommer det att vara möjligt att ta emot och skicka e-fakturor från företag (dvs. från företagare) till offentliga institutioner (upphandlande myndigheter). PEF måste vara operativt den 18 april 2019.

I oktober 2018 började miniportalplattformen för e-upphandling att fungera (som förklarat av kontoret för offentlig upphandling ska den fungera tills PEF lanseras).

Laglig grund för elektronisk fakturering vid offentlig upphandling

De tidigare nämnda EU-förordningarna som ålägger medlemsstaterna anpassning av nationella regler är Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/55/EU av den 16 april 2014 om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling. Som svar på den skyldighet som unionen ålagt, anpassade Polen sin lag genom att publicera lagen av den 9 november 2018 om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling, koncessioner för byggentreprenader eller tjänster och offentlig-privata partnerskap.

Enligt förslaget till lagförslag om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling, från och med den 18 april 2019, måste polska offentliga institutioner vara beredda att ta emot och behandla elektroniska fakturor som skickas av företagare.

Skyldighet att acceptera elektroniska strukturerade fakturor – vem gäller det i praktiken?

I första hand kommer skyldigheten att gälla för offentliga institutioner som från och med den 18 april 2019 ska vara redo att ta emot strukturerade fakturor för transaktioner över 30 000 euro. Och från och med den 1 augusti 2019 kommer en sådan skyldighet att åläggas alla transaktioner vid offentlig upphandling – oavsett belopp.

De offentliga institutioner som omfattas av ovannämnda skyldighet kommer att omfatta:

1. Enheter inom den offentliga finanssektorn:

  • Sejmen, senaten, Republiken Polens president, ministerrådet, ministrar, vojvoder, kommuner, poviater, vojvodskap, sammanslutningar av kommuner och poviater,

  • budgetenheter, budgetinrättningar och hjälpgårdar för budgetenheter,

  • statliga universitet,

  • oberoende offentliga hälsovårdsinstitutioner,

  • statliga eller lokala statliga kulturinstitutioner, t.ex. teatrar, operor, operetter, bibliotek, bygdegårdar, museer,

  • Socialförsäkringsinstitution, Socialförsäkringskassan för jordbruket och de fonder som förvaltas av dem,

  • National Health Fund,

  • Polska vetenskapsakademin och dess organisatoriska enheter,

  • statliga eller kommunala juridiska personer som inrättats enligt särskilda bestämmelser för att utföra offentliga uppgifter, med undantag för företag, banker och affärsjuridiska företag.

2. Kooperativ, stiftelser och föreningar i den mån de har allmänna medel till sitt förfogande.

3. Enheter som utför allmännyttiga uppgifter:

  • statliga organisatoriska enheter, t.ex. Poczta Polska,

  • kommunala organisatoriska enheter,

  • dotterbolag.

Starta en gratis 30-dagars provperiod utan begränsningar!

Hur utfärdar man en strukturerad elektronisk faktura?

För att utfärda en elektronisk strukturerad faktura i wfirma.pl-systemet, gå helt enkelt till fliken INKOMSTER »REA» UTSTÄLLNING »FAKTURA.

Fakturan som utfärdas på detta sätt har ett automatiskt sparat format av en elektronisk strukturerad faktura och gör att den kan skickas direkt till den offentliga institution till vilken företagaren gjorde försäljningen.

Konsekvenser av elektronisk fakturering vid offentlig upphandling

Vad innebär införandet av elektronisk fakturering i offentlig upphandling i praktiken? För entreprenörer förebådar de införda förändringarna redovisningens framtid och därmed möjligheten att använda förändringar för att öka sin konkurrenskraft. För om offentliga institutioner anpassar sina ekonomi- och redovisningssystem för att acceptera strukturerade fakturor, så kommer de av ekonomiska skäl att föredra samarbete med företagare som utfärdar e-fakturor i ett strukturerat format.

Tack vare detta, när beställaren tar emot en sådan faktura, kommer den beställare att få den redan identifierad, läst elektronisk och förbokad utan att involvera personer.

Fakturan i PDF-format som hittills använts uppfyller inte kravet på elektronisk strukturerad faktura som anges i EU-direktivet om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling, var vid val av faktureringssystem uppmärksam på om redovisningssystemet tillåter att utfärda strukturerade fakturor och om det är kopplad till PEF!

För upphandlande myndigheter innebär förändringarna behov av att förbereda sina system för digitalisering. Denna digitala lösning kommer att spara pengar och tid för båda sidor av upphandlingsprocessen.